企業活動におけるさまざまな業務のリモートワーク化が進む中、請求書業務についてもデジタル化の波が押し寄せている。その変化を後押しする一因となるのが、2022年1月に予定されている電子帳簿保存法の改正だ。この改正により、「メールで受け取ったPDFの請求書を印刷して経理に提出する」といったごく一般的に思える業務フローが変わることになるかもしれない。

本連載では請求書の業務フローに変化をもたらす「電子帳簿保存法」の改正ポイントについて解説する。（全3回）

「電子帳簿保存法」とは何か

「電子帳簿保存法」（電帳法）とは、請求書や契約書などの国税に関連する帳簿類・証憑類を電子で保存するための法律だ。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律」という。

従来、国税関係書類は書面でのやりとりや保存が原則だった。しかしデジタルデバイスの普及や電子取引の増加を受けて、国税関係書類についても「紙だけではなく、電子での保存も認める」ことが求められるようになってきた。こうした中、1998年に成立したのが電子帳簿保存法だ。アナログな業務が多い請求書業務においても、効率化やペーパーレス化を推進することが大いに期待された。

しかし、それから何度かの規制緩和を経ても、請求書の電子保存には高いハードルがあった。

たとえば「電子保存を始める2カ月前までに税務署長への申請と承認が必要」という規定。ほかにも「紙の請求書をスキャンした人と別の人が内容をチェックしなければならない」「データの改ざんを防ぐためタイムスタンプを付与しなければならない」などの取り決めがあった。このハードルを超えて電子保存をするメリットが小さかったため、本格的に電子化に移行する企業は少なかった。

2022年1月の改正では、さらなる大幅な規制緩和が行われ、請求書業務の電子化に対するハードルが下がる。より強力に電子化を推し進める改正内容にもなっている。その具体的な内容を見ていこう。

22年1月の改正で請求書業務は電子化へと舵を切る

今回の改正での大きなポイントは「電子で受け取った請求書は電子での保存が必須となる」ことだ。

請求書の受け取りには「紙」と「電子（メールで受け取るPDF請求書など）」の形式があり、電帳法では受け取る形式によって異なる保存要件を定めている。受け取る請求書の形式が「電子」の場合、これまではPDFファイルを書面に出力して紙で保存することも容認されていた。このため、「紙」で受け取る請求書と合わせて、紙での一元管理が可能だった。

受け取ったPDFをわざわざ紙に出力するのは一見非効率にも思えるのだが、最終的には「一元管理のしやすさ」から、紙の状態で保存している企業は多い。しかし今回の改正により、紙だけで保存することは、できなくなる。

一方、受け取る請求書の形式が「紙」の場合は、先ほど述べた「税務署長への申請・承認」や「タイムスタンプ要件」などが廃止または緩和され、より電子保存しやすくなると言える。

受け取る請求書の形式を「すべて紙」、または「すべて電子」に統一できればいいが、請求書の形式は発行側の企業に依存するため、受領側の企業で完全にコントロールすることはできない。今回の改正を受けて、請求書の管理について「一元管理しやすいのは紙」だったものが、「一元管理するなら、電子でやるしかない」という方向へと企業は舵を切ることになるのではないだろうか。

また、改正・電帳法では、請求書を電子保存するための要件として「真実性の確保」と「可視性の確保」を定めている。

「紙」と「電子」が混合する状態で、電帳法の要件を満たしながら請求書を適切に管理していくためには、企業ごとの既存の業務フローを見つめ直し、どのように対応していくかを見極めていくことが喫緊の課題となるだろう。（次回公開は11月9日）

柴野亮：公認会計士｜Sansan株式会社 Bill One Unitプロダクトマーケティングマネジャー。監査法人で勤務後、Sansan株式会社に財務経理として入社。経理実務、資金調達等を担当時、紙の請求書の非効率性に課題をもちBill Oneを起案。現場視点から改正電帳法の啓蒙活動に力を入れている。