社会保障・税番号（マイナンバー）制度の番号通知が１０月から始まった。マイナンバーの使用は２０１６年１月の運用開始から３年間は社会保障、税、災害対策の３分野に限定される。すでに大手企業はシステムも含め着々と制度対応を進めているが、中堅・中小企業からは「何をいつまでにやればよいのかよく分からない」といった声も聞こえてくる。具体的な作業手順について個人情報の扱いや同制度に詳しいＫＰＭＧコンサルティング（東京都千代田区）の田口篤氏に聞いた。

　―企業担当者はマイナンバーにどう向き合えばよいでしょうか。
　「まず法令を理解することだ。マイナンバー法を一言でいえば『個人番号を行政に提出する書類に書くことになった』ということ。自社が関係する書類は何かを把握することが理解への第一歩だ」

　―作業面の負担は。
　「従業員以外にも源泉徴収していれば番号を集めねばならない。見落としがちなのは個人事業主や個人への支払いだ。外注先などをきちんと把握するには現場を巻き込む必要がある」

　―個人番号を集める際は本人確認も必要ですね。
　「番号の正しい持ち主であることの『身元確認』と、番号が正しいかの『番号確認』がある。従業員だけならたやすいが、中小企業などは、会社の敷地を借りている地主やオーナーからも番号を集める場合がある。力関係が複雑だと、一筋縄ではいかない」

　―システム対応で気をつける点は。
　「政府機関が策定した『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』では番号を利用したり、削除したりする際にログ（履歴）をとることを求めている。これは手間がかかる。個人番号の登録・管理の仕組みも留意すべきだ。既存のデータベース（ＤＢ）に一列追加して個人番号を入れ込むと、ＤＢのすべてが特定個人情報の扱いになってしまう。番号は分けた方が管理しやすい。自社では（情報を）持たずにアウトソース（外部委託）するケースも少なくない」

　―制度対応の優先順位はありますか。
　「どれ一つとして手抜かりはできないのかと聞かれれば、答えはノーだ。法定調書や帳票によって”使いだし“が異なる。１６年１月時点で必要なのは税務関連。健康保険は１７年１月から。要は１６年１月１日に入社する社員がいれば、雇用保険の届けが対象となる。次に必要なのは、１６年４月に入社する社員の雇用保険の届け。そうこうしているうちに、１６年度の年末調整の準備が同年１１月ごろから始まる。実際はそこが大きなヤマ場となる」
（聞き手＝斉藤実）