行政職員「同じポストを長く務めてよい人、ダメな人」

異動の適正は?

 4月は異動の時期ということもあり、新任の挨拶や歓送迎会で忙しい社会人も多いことでしょう。私が働くのも地方の市役所ということもあり、人事異動による業務の引き継ぎから挨拶回りなどで慌ただしい年度末でした。  行政や大企業では当たり前になっている4月の人事異動ですが、それによって対応を迫られるのは異動に関わる本人たちだけでなく、取引先などの外部の関係機関にも及びます。  特に行政と仕事をしている民間企業にとっては役所の担当者の異動は一大事です。「せっかく信頼関係ができてきたのに、新任者とイチから信頼を構築しなければ、、、」とか「役所の前の担当者はうちの業界のことに詳しくコミュニケーションも取りやすかったのに、新しい担当者は全然分かってない、、、」みたいなボヤキがでるケースも多くあります。  しかしそのボヤキは民間企業だけでなく役所の異動を命じられた担当者も同様で「せっかく仕事内容にも慣れ、人間関係ができたところで異動、というのは辛い」という声も多く聞きます。ではなぜこのような一見非効率な短期間(多くは2~3年ごと)で人事異動が行われるのでしょうか?  理由として多く挙げられるのは「企業と行政の癒着の防止」と「多くの部署を経験することでの職員の成長」というものです。たしかに短期間で異動がすると癒着は起こりにくいかもしれませんし、多くの部署を経験することで視野が広がるでしょう。  しかし、その一方でもし不正行為を行う職員がいれば、異動する度にその部署で不正行為を働き、癒着が増える可能性があるわけですし、浅い経験の仕事を複数経験したところで本当に成長するのか、疑問が残ります。  本来は住民サービスの最大化という目的のための「手段」として職員の成長があるはずなのに、職員の成長が目的として語られることにも違和感を覚えます。    この非効率性な人事異動の原因は、役所の中には「ルールに則って正確に運用する仕事」と「効果の最大化を目指す仕事」が混在しているにもかかわらず、それらを分けること無く一緒くたにしているからです。  例えば住民票の取得や国民健康保険の手続きなどはその過程がルールとしてすべて決められています。窓口の担当者のスキルによってパフォーマンスに影響は出ません。  しかし、ふるさと納税や観光プロモーションにおいては担当者のスキルやセンス、モチベーションなどによってパフォーマンスに大きな差が出ることになります。  「ルールに則って正確に運用する仕事」については定期的な人事異動は有効です。もちろん異動したての頃は仕事の処理に時間がかかることはあっても、すぐに慣れて通常の業務フローに戻るでしょう。  本来、行政の仕事はこのような「ルールに則って正確に運用する仕事」が大前提になっています。例え、手続きが簡素化できるから、経費が抑えられるからと言ってルールから外れた業務フローをとってはいけません。  一人の職員が同じ業務を担当し続けることで不正までは行かずとも決められたルールとは違った運用がされることがあります。そこに定期異動が入ることで定期的に属人化がリセットされ、ルール通りに運用できる仕組み作りに繋がります。  しかし「効果の最大化を目指す仕事」は業界の知識や人間関係、特定のスキルなどが高いパフォーマンスのために必要です。例えばふるさと納税で高い成果をあげている自治体には、長期間ふるさと納税を担当するスペシャリストがいることが多いです。  その担当者はふるさと納税の法律関係の知識はもちろん、特産品を作る地元の事業者さんと信頼関係をしっかり構築し、商品ごとのマーケティングを把握し、リピーターになってもらうための顧客コミュンケーションを理解しています。もし担当者が定期的に異動していては、業務を理解するたびにリセットされるので、高額なふるさと納税を集めることはできないでしょう。  冒頭で「担当者が代わる度に仕事が振り出しに戻る」と嘆く民間企業の例を紹介しましたがが、これは役所内の「効果の最大化を目指す仕事」にもかかわらず短期で異動してしまうことで起こります。  一方、「ルール通りに正確に運用する仕事」の担当者が短期で異動しても、役所内外で業務に大きな支障は発生しません。(もし大きな支障が発生するのであれば、前の担当者はルール通りに運用してなかったわけなので問題です。)  つまり、役所の仕事パフォーマンスを上げるためには役所内に存在する「ルール通りに正確に運用する」と「効果の最大化を目指す仕事」という二つの仕事を明確に分けた上で、それぞれに人事異動を導入することが大切です。  「ルール通りに正確に運用する仕事」には定期異動を導入し、担当者の属人化によるルールの捻じ曲げを防ぎ、「効果の最大化を目指す仕事」には長いスパンで業務を担当し専門知識やノウハウを蓄積するのです。  日本全体の人口減少、少子高齢化、テクノロジーの発達などにより行政が担う仕事も日々変化します。それらに柔軟に対応しつつも、役所が決められた業務を円滑に遂行するためにも、人事異動も常に時代に合わせて変化させていくことが求められています。 (文=田鹿倫基<日南市マーケティング専門官>)

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